Správa dokumentů a dat i úzká spolupráce

Pokud znáte situace, kdy chodíte pro potvrzení nějakého dokumentu do několika kanceláří, trávíte spoustu času na poradách a pak zápisy s navazujícími úkoly posíláte emailem nebo a pak vznikají komunikační šumy, protože "pravá ruka neví co dělá levá", pak oceníte vlastnosti systému pro úzkou spolupráci a sdílení dokumentů či dat.
SMART SHARE ECM úspěšným způsobem kombinuje vlastnosti systémů ECM, DMS, PMS a QMS s nástroji pro úzkou spolupráci uživatelů.
Verze SMART SHARE Professional je určena pro výše zmíněné oblasti krom Projektového managementu, k jehož účelům slouží verze SMART SHARE RE. Zkratku "RE" rozumějte jako Requirement Engineering. Ne nadarmo se začíná Requirement Engineering etablovat jako předmět na českých vysokých školách. Má to svůj význam. Ale vraťme se ke SMART SHARE ECM.
Integrace s Microsoft Office a Open Office je dobrým základním kamenem. Dokumenty z těchto běžných kancelářských aplikací lze importovat i exportovat.
Velice šikovně je zde vyřešeno schvalování, správa dokumentů a sdílení dat. Jakýkoliv soubor, naskenovaný dokument, smlouvu nebo např. video můžete formou hypertextového odkazu umístit do patřičného dokumentu, který sdílíte s kolegy. Jednodušeji to snad ani nejde. Když pro vložení souboru využijete přednastavenou tabulku pro vepsání metadat, pomocí fulltextového vyhledávání soubor v případě potřeby ihned naleznete. Fulltextové vyhledávání prohledá pouze dokumenty, ke kterým máte přístup. Pro samotné schvalování lze využít několik možností. Tou základní je změnit stav publikovaného dokumentu na "Schválený".
Zajímavým způsobem je řešené menu aplikace, které se mění podle aktuální polohy kurzoru v dokumentu. Je-li kurzor v tabulce, objeví se menu pro úpravu tabulky. Je-li kurzor na vloženém souboru, objeví se možnosti práce se souborem. Je-li kurzor v úkolu, můžete úkol delegovat, stanovit prioritu, termín splnění apod. Říkají mu Kontextové menu.
Funkce hypertextu je v systému využita několika způsoby. Můžete "nalinkovat" jakýkoliv jiný dokument formou odkazu, výše zmíněný soubor, internetový odkaz nebo interní zprávu systému.
Uživatelé tak mohou přímo v systému zakládat své diskuze či blogy, vytvářet firemní wiki či knowledge base.
Ojedinělý požadavek přístupnosti každé funkce na maximálně 2 kliknutí myši je pro uživatele opravdovou úlevou při každodenní práci.
Co bychom mohli vyzdvihnout jako unikátní vlastnost, tak tou je verzování dokumentů. Můžete se totiž kdykoliv vrátit ke kterékoliv dřívější verzi dokumentu nebo v jednom náhledu porovnat jakékoliv verze dokumentu vůči sobě. Rozdíly mezi verzemi jsou v textu viditelně označeny, takže při společném vypracovávání nebo schvalování např. smluv nesporně ušetříte spoustu času. Je toho ještě mnoho co by se dalo napsat o SMART SHARE ECM. Lepší obrázek však získáte vyzkoušením a užíváním verze SMART SHARE Web, který je k dispozici zdarma pro soukromé účely.

Co dodat na závěr. SMART SHARE ECM je bezesporu chytrý a intuitivní nástroj pro efektivní spolupráci. Můžeme jej zařadit do trendu inteligentních aplikací, které vycházejí z potřeb a chování uživatelů, a které zjednodušují a urychlují každodenní pracovní postupy. Pokud bychom dali zapravdu proroctví, že emailová komunikace je již zastaralá a není vhodná pro distribuci informací ve větší skupině uživatelů, je SMART SHARE ECM následníkem trůnu.

Správa dokumentů a dat i úzká spolupráce Adresa : http://www.smartshare.cz
Kategorie: Počí­tače
Klíčová slova: správa dokumentů, ecm, spolupráce, document management,
Uloženo: 11.07.2010
Hodnocení (jako ve škole) 
Hlasuj:   1 2 3 4 5
Hodnocení recenze: 1
Hodnocení webu: 1

Tip: nejlepší výběr dovolených 2024


 
Copyright © 2005-2024 by Zdeněk Hejl. Zásady ochrany osobní­ch údajů.
Napište (nechte si napsat) recenzi. Hodnocení­ a kritika webu Web-Recenze.cz | Reklama zde